私が派遣社員だった頃、一時期、電話に出るのが怖い「電話恐怖症」になってしまったことがあります。
自分の机の電話が鳴る度に、緊張から挙動不審になってしまい、電話に出てもまともな受け答えが出来ませんでした。
いい歳をして、電話の応対もまともに出来ない自分に、ひどく落ち込み、つらかったです。
もし、あなたが私と同じように「電話恐怖症」に悩んでいるのなら、私の経験から簡単な電話対応のテクニックを紹介したいと思います。
注意点
- メモが取れるように、電話の側に常に、紙と筆記用具を用意しておく。
- 言われた用件は必ず理解する。不明瞭な点があれば、「恐れ入りますが・・・」と言って相手に確認する。
- 常に、敬語を使い、くだけた言葉使いはしない。
- ハキハキと話す。
掛かってきた電話を取り継ぐ時
- 掛けてきた相手の会社と名前を確認して、取り継ぐ相手にそのことも伝える。 例：「○○会社△△部の××さんから、お電話です」
- 取り継ぐ相手が席を外しているときには、そのことを伝えて、こちらから掛け直すか聞く。 例：「申し訳ありません、ただ今××は席を外しております。戻りましたらこちらから、掛け直しましょうか？」
- 電話をこちらから掛け直す必要がある場合には、相手の名前、電話番号を必ず確認する。 例：「恐れ入りますが、お名前と電話番号の方をお伺いしてよろしいですか？」
電話対応では、この7項目を心掛けてください。
私の場合は、電話対応に対する苦手意識だけが先立ってしまって、正しい電話対応の方法を知ろうとも思いませんでした。
その結果、いざ電話が掛かってきたらパニックになってしまい、緊張して自分のしゃべる言葉がうまく出てきません。
そして、そんな自分を「周りの人達はどう見ているんだろう？」と気になり、ますます電話に集中できないという悪循環でした。
電話対応が苦手な方は、私の失敗と同じように、正しい電話対応の方法をあやふやにしていませんか？
上の7つのテクニックを覚えて、実践出来れば、あなたの電話対応はほぼ問題無いはずです。
後は、7つのテクニックの反復練習です。
たとえ、7つのテクニックを覚えた上で失敗しても、絶対にくじけずに続けて下さい。
誰だって、苦手を克服するには時間と努力、そして失敗が必要なのですから・・・。
努力しても、失敗することは誰にでもあります。
むしろ、そっちの方が多いし、自然なことだと思いませんか？
大事なのは続けることです。
私もそうだったように、7つのテクニックを続ければ、きっとあなたの電話対応は上達しますよ。
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